Comment gérer le stress des e-mails non lus au retour de vacances ?

Le mois dernier, après avoir travaillé toute l'année pendant la pandémie, avec très peu de jours de vacances et certainement pas de voyages de luxe, j'ai pris une semaine de congé. Le burn-out que je vivais était intense et je savais que je devais mettre en place des limites strictes avec le travail pendant mes vacances. J'ai paramétré l'icône de mon statut Slack sur le petit palmier et j'ai même supprimé complètement l'application de mon téléphone pour ne pas voir si quelqu'un m'avait envoyé un MP, ce qui, je le savais, me tenterait de vérifier. Jusque-là c'était assez simple, mais le moment était venu pour moi de m'attaquer au véritable fléau de ma vie professionnelle : les e-mails.

J'ai rédigé une réponse automatique d'absence qui indiquait clairement la durée de mon congé et je me suis félicitée de mon assurance. Je posais mes limites et protégeais ma santé mentale après avoir passé une longue année à regarder, les yeux vides, les messages qui commençaient par "J'espère que vous allez bien" depuis mon petit bureau improvisé à la maison, alors que le monde s'écroulait autour de nous. Mais ce n'était pas si simple. L'état de détente que j'ai pu atteindre après une semaine sans penser au travail a rapidement volé en éclats lorsque j'ai ouvert Gmail le jour de mon retour. Pourquoi ? Parce que j'avais 1 400 e-mails non lus.

Mon premier instinct a été de pleurer. Mon deuxième a été de fermer mon ordinateur portable et de le jeter par la fenêtre sur les rails du métro, juste devant mon appartement. Mon troisième a été de supprimer tout simplement chaque message de ma boîte de réception et de déclarer la faillite de ma messagerie. Cette dernière stratégie me permettrait certainement d'économiser du temps et de la détresse émotionnelle. Mais est-ce un manque de considération pour celles et ceux qui m'ont contacté ? Et si je passais à côté de quelque chose de vraiment important ?

Finalement, j'ai pris le temps de passer au peigne fin tous les e-mails que j'ai reçus pendant mes vacances. Cela m'a pris une éternité et a été mentalement épuisant, mais je dois dire qu'il n'y avait vraiment rien dans ma boîte de réception qui aurait eu des conséquences catastrophiques si je l'avais manqué. La majorité des e-mails ne méritaient même pas une réponse. L'exercice m'a paru à la fois inutile et douloureux, ce qui m'a fait me demander si à l'avenir, je devrais peut-être supprimer immédiatement tous les e-mails que je reçois pendant mes vacances. Si je modifiais légèrement mon message automatique d'absence et demandais à celles et ceux qui ont des messages importants de faire un suivi à la date de mon retour, je n'aurais plus jamais à passer au crible une montagne d'e-mails.

Après avoir élaboré ma stratégie de faillite de ma boîte de réception post-vacances, j'ai décidé de consulter des spécialistes de l'anxiété liée aux e-mails pour savoir s'ils approuvaient cette démarche. J'ai contacté Jocelyn K. Glei, auteure de Unsubscribe : How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done, et Cal Newport, auteur de A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload. Mais il y a un truc à propos des gens qui écrivent des livres entiers sur le potentiel destructeur des e-mails : ils sont apparemment très forts pour ignorer ces derniers. Peut-être que leur absence de réaction était ma réponse au fait que je pouvais supprimer tous mes e-mails à mon retour de vacances. Pourtant, j'avais besoin de quelqu'un pour approuver cette approche.

Finalement, j'ai pu m'entretenir avec le Dr Alice Boyes, auteure de The Anxiety Toolkit: Strategies for Fine-Tuning Your Mind and Moving Past Your Stuck Points et du prochain Stress-Free Productivity: A Personalized Toolkit to Become Your Most Efficient, Creative Self. Selon le Dr Boyes, la stratégie que vous employez pour gérer vos e-mails pendant vos congés devrait dépendre de la façon dont vous utilisez vos e-mails au quotidien. "Je pense que cela se résume vraiment à : quel est votre travail principal ? Est-ce que la communication est votre travail de base ?" me dit-elle au téléphone. Si vous travaillez dans le domaine de la communication ou des relations publiques, par exemple, le Dr Boyes explique qu'il n'est probablement pas approprié ou pratique de remettre votre boîte de réception à zéro dès que vous vous connectez après les vacances. Cependant, elle propose d'autres stratégies qui pourraient vous aider à lutter contre la surcharge des e-mails.

J'ai fait part de mon problème de 1 400 e-mails au Dr Boyes et lui ai dit que la grande majorité des messages que j'avais reçus ne méritaient pas de réponse directe de ma part. Elle a suggéré que, dans ce cas, je pourrais établir une règle selon laquelle je supprimerais automatiquement les e-mails qui ne m'étaient pas directement adressés. Cela implique les e-mails promotionnels, les réponses "à tous" et les très populaires CC pour la "visibilité". Bien sûr, pour les trouver, il faut parfois parcourir les lignes d'objet ou faire une recherche dans Gmail, mais c'est bien mieux que de lire chaque message individuel, non ? J'en suis convaincue.

Une autre façon brillante pour le Dr Boyes de lutter contre la surcharge d'e-mails est d'avoir deux comptes de messagerie différents. Je sais ce que vous pensez : comment le fait d'avoir plus de boîtes de réception à consulter peut-il rendre la vie moins stressante ? Eh bien, l'une des adresses électroniques du Dr Boyes est plus publique ; c'est celle que tout le monde peut trouver, et elle sert de fourre-tout pour les messages de personnes qu'elle ne connaît pas - des personnes avec lesquelles elle n'a pas travaillé auparavant ou des spams, par exemple. Elle communique sa deuxième adresse de manière plus sélective, uniquement aux personnes avec lesquelles elle travaille activement ou avec lesquelles elle entretient une relation personnelle ou professionnelle. En filtrant les e-mails de cette manière, elle évite d'avoir à lire ou à répondre aux messages qui arrivent dans sa boîte de réception publique. De plus, elle peut appliquer la politique dont je rêve, à savoir ignorer complètement les messages lorsqu'elle en a besoin.

"Je pense que le système que j'ai mis en place fonctionne très bien", déclare le Dr Boyes. "Je peux choisir d'ignorer tout ce qui arrive sur cet e-mail professionnel provenant de personnes que je ne connais pas". L'approche des adresses électroniques multiples vous expose à des occasions manquées, souligne-t-elle. (Je dois toutefois préciser que son adresse électronique publique est celle que j'ai contactée pour organiser cet entretien et qu'elle m'a répondu dans les 10 heures). Mais selon qui vous êtes et où vous en êtes dans votre carrière, le risque de manquer des messages peut en valoir la peine. C'est vraiment là que nous devons individuellement concilier notre ambition et notre bien-être mental.

Concernant le stress lié à l'accumulation des e-mails post-vacances, le Dr Boyes affirme que le véritable problème est que la réponse automatique d'absence en est venue à ne plus avoir aucun sens. Comme je l'ai dit plus haut, j'ai été délibérément transparente sur le fait que je ne vérifierais pas mes e-mails pendant mes vacances. Mais malheureusement, la façon dont notre culture considère ces messages rend le choix des mots quelque peu inconséquent. "Une chose que j'ai remarquée, c'est que l'on ne sait jamais si la réponse automatique d'absence est réelle ou fausse", explique le Dr Boyse. Il n'est pas rare de recevoir une réponse automatique, puis, peu après, de recevoir une réponse réelle de la personne à qui vous avez envoyé un e-mail. "Je pense que les gens prévoient de faire certaines petites choses pendant leurs vacances, comme répondre à des e-mails qui ne demandent qu'une réponse rapide, mais ensuite cela s'additionne et d'autres tâches s'insinuent", explique le Dr Boyse. "Lorsque vous ouvrez la porte à ces petites choses, tout finit par être plus que prévu, et cela vous sort vraiment du mode vacances". Cela a pour effet de fausser les attentes de toutes les personnes concernées. "Je pense que plus personne ne fait confiance aux réponses d'absence. Quand les gens les reçoivent, ils se disent : 'Oh, ça veut juste dire que ça va peut-être prendre quelques heures ou que la personne va probablement me répondre ce soir plutôt que pendant la journée de travail', plutôt que de penser que ça veut vraiment dire qu'ils n'auront pas de réponse avant une semaine".

Alors comment échapper à cet enfer de faux e-mails d'absence dans lequel nous vivons ? Comme il s'agit d'une question culturelle, je ne pense pas qu'il y ait une réponse simple, surtout pour les personnes occupant des postes juniors. Mais si vous parvenez à laisser votre réponse d'absence être votre seule ligne de communication professionnelle pendant vos vacances, cela peut avoir un impact sur plus que votre propre santé mentale. "Essayez d'être un modèle pour les autres. Même si vous ne pouvez pas le faire pour vous, faites-le pour les autres afin qu'ils ne ressentent pas cette pression". Plus nous respecterons les réponses d'absences et les laisserons parler, plus nous nous rapprocherons du jour où nous vivrons dans une société où "tout sélectionner > poubelle" sera la première étape facile à faire pour retourner au travail après des vacances relaxantes.